Für Admins
Terminplanung 🗓️
Der Terminplaner ist das Herz von Gumb. Hier plant ihr alle Termine eurer Community (in der App: Gemeinschaft), ob Teammeeting, Schicht, Probe oder Training, und seht auf einen Blick, wer dabei ist.
Was kann der Terminplaner?
- Termine und Serien Einmalig oder jede Woche, für alle oder nur für eine Gruppe.
- Gezielt einladen Du bestimmst, wer den Termin sieht und antworten kann.
- Antworten auf einen Blick Grün, rot oder orange, mit der Summe pro Termin.
- Aufgaben verteilen "Wer fährt?" oder "Wer bringt die Getränke?" direkt am Termin.
- Änderungen melden Eine Nachricht an alle Eingeladenen, direkt beim Speichern.
Wie erstelle ich einen Termin?
Klick im Terminplaner unten rechts auf das Kalender-Symbol oder links neben Terminplaner auf ➕ und wähl Ereignis erstellen. Rechts öffnet sich das Fenster.
- Gib Ereignisname, Ereignistyp, Ort, Datum und Zeit ein.
- Oben findest du die Reiter Teilnehmer, Aufgaben und das Ordner-Symbol für Dateien (1). Mehr dazu weiter unten.
- Unter Ereignis wiederholen (2) legst du fest, ob der Termin einmalig ist oder sich wiederholt.
- Mit Standardreaktion für alle (3) setzt du für alle Eingeladenen schon eine Antwort, z.B. "Ich bin dabei". Das ist optional.
- Klick unten auf Ereignis erstellen (4).
Wie erstelle ich wiederkehrende Termine?
Wähl unter Ereignis wiederholen (1) den Rhythmus: täglich, wöchentlich, monatlich oder individuell. Unter Enddatum (2) legst du fest, bis wann die Serie läuft. So legst du z.B. das wöchentliche Teammeeting oder Training einmal für die ganze Saison an.
Wen lade ich zu einem Termin ein?
Standardmässig sind alle Mitglieder eingeladen. Im Reiter Teilnehmer (1) passt du das an. Mit den Knöpfen oben (2) wählst du alle Mitglieder, alle Admins oder alle Gruppenleiter auf einmal. Darunter setzt oder entfernst du Häkchen bei ganzen Gruppen oder einzelnen Personen (3). Danach unten auf Ereignis erstellen oder Ereignis aktualisieren klicken (4).
Was bedeuten graue und weisse Felder im Terminplaner?
- Grau (1): Die Person ist eingeladen und sieht den Termin. Ein graues Feld mit Symbol heisst "Ausstehend": Sie hat noch nicht geantwortet.
- Weiss (2): Die Person ist nicht eingeladen und sieht den Termin nicht.
Du kannst das jederzeit ändern, über den Reiter Teilnehmer im Termin.
Wie hänge ich Aufgaben an einen Termin?
Aufgaben wie "Wer fährt?" oder "Wer bringt die Getränke?" sind pro Termin zuerst nicht aktiviert. Öffne den Reiter Aufgaben (1), setz ein Häkchen bei den Aufgaben, die es für diesen Termin braucht (2), und klick unten auf Ereignis erstellen oder Ereignis aktualisieren (3). Im Terminplaner erscheinen aktivierte Aufgaben blau. Die Aufgaben selbst legst du einmal in den Einstellungen an: Aufgaben erstellen 📋
Wie hänge ich Dateien an einen Termin?
Klick auf das Ordner-Symbol (1) und dann auf Datei auswählen (2). Eine Datei darf bis zu 50 MB gross sein. Danach unten auf Ereignis aktualisieren klicken (3). Dateien für alle findest du links unter Dokumente: Dateien und Dokumente ablegen 📂
Wie erstelle ich einen Termin nur für eine Gruppe?
Klick links auf die Gruppe (1). Du bist jetzt im Gruppenplaner. Einen Termin, den du hier erstellst, sehen nur die Mitglieder dieser Gruppe. In der Beschreibung (2) kannst du das für alle sichtbar vermerken. Klick unten auf Ereignis erstellen (3). Lädst du im Terminplaner nur eine Gruppe ein, erscheint der Termin auch in ihrem Gruppenplaner.
Wie ändere ich einen Termin?
Klick im Terminplaner auf den Termin und rechts unten auf Bearbeiten. Gehört der Termin zu einer Serie, fragt Gumb beim Speichern nach: Dieser Termin, Dieser und alle folgenden Termine oder Alle Termine (1). Wähl aus und klick auf OK (2).
Wie informiere ich alle über eine Änderung?
Beim Speichern fragt Gumb: Benachrichtigungen an Eingeladene senden? Schreib eine kurze Nachricht (1), z.B. "Findet nicht statt!", und klick auf Senden (2). Die Nachricht geht an alle, die beim Termin eingeladen sind, je nach Benachrichtigungs-Einstellungen eurer Community. Sie bleibt danach am Termin sichtbar. Das empfehlen wir bei jeder wichtigen Änderung.
Soll ich einen Termin absagen oder löschen?
Besser absagen. Ein gelöschter Termin verschwindet einfach, wer die Push-Nachricht verpasst, steht vielleicht trotzdem da. Ein abgesagter Termin bleibt sichtbar.
- Leg einmal einen Ereignistyp "Abgesagt" in Rot an: Ereignistypen erstellen 🎫
- Öffne den Termin, klick auf Bearbeiten und wähl als Ereignistyp "Abgesagt" (1).
- Optional: Setz Standardreaktion für alle auf "Ich kann nicht kommen". Dann sind alle Antworten auf einen Schlag rot.
- Klick unten auf Ereignis aktualisieren (2) und schick eine Nachricht mit.
Der Termin erscheint jetzt rot im Terminplaner, mit einer Sprechblase für die Nachricht (1). In den Details steht die Nachricht im roten Kasten (2). Eingeladene erhalten die Benachrichtigung (3).
Wie antworte ich für ein Mitglied?
Als Admin kannst du für jede Person antworten, z.B. wenn sie sich telefonisch abgemeldet hat. Klick im Terminplaner in ihrer Zeile auf die Antwort-Zelle beim Termin (1). Rechts öffnet sich das Fenster mit ihrem Namen, Reiter Meine Antwort. Wähl die Antwort (2), bei Bedarf zusätzliche Gäste, und schreib optional einen Kommentar (3). Den Kommentar sieht man am Termin, egal ob die Person ihn selbst schreibt oder du. Danach unten auf Speichern klicken (4).
Gehört der Termin zu einer Serie, fragt Gumb: Deine Antwort gilt für diesen Termin, diesen und alle folgenden Termine oder alle Termine (1). Wähl aus und klick auf OK (2).
Wie weise ich einem Mitglied eine Aufgabe zu?
- Klick in der Zeile der Person auf ihre Antwort-Zelle (1).
- Wähl zuerst eine Antwort (2). Ohne Antwort geht es nicht.
- Öffne den Reiter Aufgaben und setz ein Häkchen bei der Aufgabe (3).
- Klick unten auf Speichern (4).
Die Person sieht das Häkchen sofort unter Meine Termine, in der App und im Web, und weiss so gleich, dass sie die Aufgabe übernimmt.
Fahr mit der Maus über eine blaue Aufgaben-Zelle (1), dann siehst du, wer die Aufgabe übernommen hat.
Wer sieht welche Termine?
- Besitzer und Admins sehen und verwalten alle Termine, auch wenn sie nicht eingeladen sind.
- Gruppenleiter und Mitglieder sehen nur die Termine, zu denen sie eingeladen sind.
Mehr dazu: Rollen & Berechtigungen 🛂
Was der Terminplaner sonst noch kann
Kann ich vergangene Termine bearbeiten?
Ja. Klick im Terminplaner auf den Pfeil nach links (1). Vergangene Termine erscheinen blass (2) und lassen sich weiter bearbeiten, z.B. um Antworten für die Statistik nachzutragen.
Wie finde ich bestimmte Termine?
Über das Feld Suchen oben rechts und das Filter-Symbol daneben (1). Im Filter wählst du Von, Bis und den Ereignistyp (2) und klickst auf Anwenden. Mit Zurücksetzen siehst du wieder alle Termine. Mit - und + oben rechts zoomst du den Terminplaner kleiner oder grösser.
Wie teile ich einen Termin oder drucke ihn aus?
Klick auf der Terminkarte oben rechts auf die drei Punkte. Im Menü (1) wählst du Terminlink teilen oder Als PDF exportieren. Das PDF zeigt den Termin, eine Zusammenfassung und die Eingeladenen pro Gruppe, zum Ausdrucken oder Aushängen.
Den Link teilst du per E-Mail, WhatsApp, Telegram, Facebook, X, LinkedIn, VK oder Viber (1), oder du kopierst ihn mit Link kopieren (2).
Wie sehe ich, wie viele dabei sind?
Klapp unten im Terminplaner die Zeile Gesamt auf (1). Pro Termin siehst du Eingeladene, erhaltene Antworten, Ausstehend, jede Antwortmöglichkeit und zusätzliche Gäste. Klick auf eine Zahl (2), dann öffnet sich rechts die Statistik mit den Namen pro Antwort und Gruppe (3).
Was gibt es noch?
- Ganztags Häkchen beim Erstellen, dann braucht der Termin keine Uhrzeit.
- Anmeldefrist Lege fest, bis wann Mitglieder antworten können.
- Zusätzliche Gäste Mitglieder melden Begleitpersonen gleich mit an.
- Eigene Ereignistypen Mit eigenen Farben, siehe Ereignistypen erstellen 🎫.
- Eigene Antwortmöglichkeiten Mehr in Antwortmöglichkeiten 🟢🟡🔴.
- Viele Termine auf einmal Per Excel, siehe Termine importieren ⬆️.
- Statistik und Exporte Im Reiter Export & Statistiken, siehe Statistik & Exporte 📊.
- Kalender-Sync Mit Google 📚, Apple (iCal) 🍏 oder Outlook 📅.