Admin-Handbuch @ Gumb 🚩

Gumb für Admins: Dein Start 🚀

Willkommen bei Gumb! In diesem Guide erfährst du, wie du als Admin das Beste aus deiner Community holst:

• eine neue Community erstellst (als Besitzer)
• deine Community einrichtest, bevor du Mitglieder einlädst
• Gruppen & Termine im Terminplaner anlegst
• Mitglieder einlädst & verwaltest
• mit deinen Mitgliedern kommunizierst
• Daten exportierst

💡 So macht's Sinn: Erst einrichten, dann einladen

Viele starten mit einer neuen Community und laden sofort Mitglieder ein – Gumb wirkt dann leer und der erste Eindruck verpufft. Nimm dir 10 Minuten Setup-Zeit:

• ✅ Ereignistypen anlegen (Training, Spiel, Sitzung …)
• ✅ Gruppen & 1–2 Termin-Serien erstellen
• ✅ Automatische Benachrichtigungen prüfen
• ✅ Startseite & Einstellungen ausfüllen

Dann einladen – deine Mitglieder sehen ab dem ersten Login einen aktiven Terminplan.

1. Neue Community erstellen

• Stelle sicher, dass dein Konto aktiv ist (Probeabo oder Abo).
• Logge dich ein → klicke unten links auf ➕ neben deinem Profilbild.
• Vergib einen Namen & Kategorie → Community erstellen.

👉🏼 Jede Community ist eigenständig mit eigenen Einstellungen, Chat & Kalender.

Eine Community oder mehrere?

Beides funktioniert – entscheide danach, wie eigenständig eure Einheiten arbeiten.

Eine Community mit Gruppen

• Gemeinsamer Terminplan, gemeinsame Mitgliederliste, gemeinsame Ereignistypen.
• Eine Einstellung für automatische Benachrichtigungen – sie gilt für alle Gruppen.
• Passt, wenn eure Einheiten eng zusammenarbeiten und dieselben Abläufe haben.

Mehrere Communities

• Jede Community hat eigene Ereignistypen, eigene Startseite, eigenen Chat – und eigene automatische Benachrichtigungen.
• Jede Mannschaft, Abteilung oder Organisationseinheit bestimmt ihre Leitung selbst: Trainer und Leiter stellen ihre Benachrichtigungen selbst ein, ohne andere zu stören.
• Passt, wenn Einheiten eigenständig planen – z.B. Fussball und Turnen im selben Verein.

👉🏼 Faustregel: Gleiche Abläufe und gleiche Verantwortliche → eine Community mit Gruppen. Getrennte Verantwortliche und getrennte Abläufe → mehrere Communities.

💡 Mehrere Communities heissen nicht mehr Aufwand

• Als Besitzer legst du jederzeit eine weitere Community an: ➕ unten links in der Leiste.
• Mit der Matrix ordnest du Personen per Klick mehreren Communities zu – ideal für Saison- und Teamwechsel. Änderungen speichern sofort.
• 📖 Anleitung: Mitglieder-Matrix 👤🔀

ℹ️ Info: Deine Mitglieder merken von der Aufteilung wenig – Termine, Chats und Infos aus allen Communities und Gruppen erscheinen bei ihnen gebündelt an einem Ort.

2. Community einrichten & verwalten

• Klick oben rechts auf ⚙️ Einstellungen.
• Bearbeite eure Startseite, Details & Benachrichtigungen.
• Lege Ereignistypen, Aufgaben & Antwortmöglichkeiten fest.

💡 Tipp: Richte alles ein, bevor du Mitglieder einlädst – so bleibt es übersichtlich.

3. Gruppen & Termine anlegen 📅

Gruppen und Termine entstehen am selben Ort: Klick im Terminplaner auf ➕. Du wählst dann zwischen Ereignis erstellen und Gruppe erstellen.

• Gruppen erstellen – Teile deine Mitglieder in Teams auf (z.B. Einsatzleitung, Eingangskontrolle, Catering). Jede Gruppe hat ihren eigenen Planer, dessen Ereignisse nur für Gruppenmitglieder sichtbar sind.
• Termine & Serien – Über ➕ → Ereignis erstellen legst du Einzeltermine oder ganze Serien an (z.B. wöchentliches Training). Trage Titel, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Aufgaben & Dateien ein und aktiviere die Wiederholung für eine Serie.
• Aufgaben zuweisen – Verteile pro Termin gezielt Aufgaben an einzelne Personen. → Aufgaben zuweisen 🧩
• Termine importieren – Bestehende Termine übernimmst du bequem per Import. → Termine hochladen/importieren ⬆️

👉🏼 Einzeltermine, Serien und Gruppen lassen sich jederzeit bearbeiten oder löschen.

📖 Anleitung: Terminplanung 🗓️

4. Mitglieder einladen & verwalten

• Unter Mitgliederverwaltung:
• Nutzer hinzufügen
• Beitrittsanfragen prüfen
• Rollen & Rechte festlegen
• Nutze die Matrix-Ansicht, um Personen communityübergreifend zuzuordnen – ideal für Saison- und Teamwechsel sowie Mehrfachzuordnungen.

💡 Tipp: Teile unsere Quick-Guides mit neuen Mitgliedern:

• Account erstellen 💁🏻
• So funktioniert Gumb 🚀
• Für Eltern 👨‍👩‍👧‍👦

5. Mit deinen Mitgliedern kommunizieren 💬

E-Mail-Funktion

• Schreib deinen Mitgliedern direkt aus Gumb – gezielt an einzelne Gruppen oder an die gesamte Community, auf Wunsch mit Dateianhang.
• Deine E-Mail-Adresse ist als Antwortadresse hinterlegt – Rückmeldungen landen direkt bei dir.
• 📖 Anleitung: E-Mail Funktion 📧

Push-Nachrichten 📢

• Sende gezielte Push-Nachrichten direkt auf die Smartphones deiner Mitglieder - an einzelne Personen, Gruppen oder die gesamte Community.
• 📖 Anleitung: Push-Nachricht erstellen 📢

Chat

• Für den direkten Austausch gibt es den integrierten Chat – für 1:1-Nachrichten und Chaträume. Eine eigene Anleitung dazu folgt.

6. Daten exportieren 📊

• Der Terminkalender-Export listet eine Zeile pro Ereignis – inklusive Rückmeldungen, Aufgaben und Kommentaren.
• Der Anwesenheitskontrolle-Export listet eine Zeile pro Person und Ereignis – ideal für Auswertungen und Nachweise.

📖 Anleitung: Welcher Export-Bericht für welchen Zweck? 📊

📖 Für Sportvereine: J+S-Anwesenheitskontrolle in Gumb 📊

Abo & Zahlung 💳 (nur Besitzer, nur Web)

Das Abo verwaltet ausschliesslich der Community-Besitzer – im Browser unter Profil → Abo. In den Apps (iOS/Android) gibt es keine Abo-Verwaltung.

• Gumb-Abo starten 🚀
• Allgemeines zum Abo 💶
• Abo ändern (Upgrade) 🔄
• Abo kündigen 💔
• Akzeptierte Zahlungsarten 💳
• Mehrere Teams mit einem Abo 💼

Tipps für Admins

• Lege Gruppen & Termin-Serien an, bevor du Mitglieder einlädst – so ist deine Community ab dem ersten Login aktiv.
• Plane Termine auch ohne Mitglieder – Teilnehmer kannst du später hinzufügen.
• Setze klare Rollen & Rechte, um Ordnung in der Community zu halten.
• Sprich dich bei grösseren Änderungen immer mit dem Community-Besitzer & anderen Admins ab.
• Besitzerrechte kannst du bei Bedarf übertragen. → Besitzerrechte übertragen 🤝🏻

🎥 Video-Tutorial

Neue Video-Tutorials für Admins sind in Arbeit und erscheinen hier in Kürze.

Downloads & Support

• 📲 App herunterladen: iOS · Android · Web
• 💬 Fragen? Unser Support-Team hilft dir gerne → Kontaktformular oder 📩 support@gumb.app