Für Admins

Admin-Handbuch 🚩

Aktualisiert am 28. Oktober 2026

Als Admin richtest du eure Community (in der App: Gemeinschaft) ein, planst Termine und verwaltest Mitglieder. Die Einstellungen öffnest du in der Web-App über das Zahnrad ⚙️ neben dem Namen eurer Community. Richte zuerst alles ein und lade erst dann die Mitglieder ein.

So startest du als Admin

Community erstellen: Klick unten links in der Leiste auf ➕ (1). Gib Name (2) und Kategorie (3) ein und klick auf Erstellen (4). Dafür brauchst du eine Probezeit oder ein Abo. Hast du noch keine, startest du zuerst die kostenlose Probezeit.
Einrichten: Leg Startseite, Ereignistypen, Antwortmöglichkeiten, Aufgaben und Benachrichtigungen fest. Das dauert etwa 10 Minuten.
Termine planen: Erstell eure Gruppen und die ersten Terminserien, z.B. das wöchentliche Teammeeting oder Training.
Mitglieder einladen: Teil den Community-Link oder füg Personen mit ihrer E-Mail-Adresse hinzu.

Neue Community erstellen: 1 Plus unten links in der Leiste, 2 Name der Gemeinschaft, 3 Kategorie, 4 Erstellen

Neu als Admin in einer bestehenden Community?

Ist die Community schon eingerichtet, schau dir zuerst den Terminplaner, die Gruppen und unter dem Zahnrad ⚙️ die Ereignistypen und Benachrichtigungen an. Diese Einstellungen gelten für alle. Sprich Änderungen daran mit der Besitzerin oder dem Besitzer und den anderen Admins ab. Termine planen, Mitglieder einladen und Push-Nachrichten verschicken kannst du sofort.

Warum zuerst einrichten?

Wer in eine leere Community kommt, sieht beim ersten Login keine Termine und weiss nicht, was zu tun ist. Sind Ereignistypen, Gruppen und die ersten Termine schon da, können die Mitglieder sofort antworten. Termine planst du auch ohne Mitglieder, die Teilnehmer fügst du später hinzu.

Eine Community oder mehrere?

Eine Firma mit mehreren Abteilungen, eine Organisation mit Projektteams oder ein Verein mit mehreren Mannschaften: Gelten für alle die gleichen Abläufe, reicht eine Community mit Gruppen. Will jede Leitung eigene Einstellungen, nehmt ihr mehrere Communities.

Eine Community mit Gruppen: ein gemeinsamer Terminplaner, eine Mitgliederliste, dieselben Ereignistypen und Benachrichtigungen für alle.
Mehrere Communities: Jede hat eigene Ereignistypen, eine eigene Startseite, einen eigenen Chat und eigene Benachrichtigungen. Jede Leitung stellt ihre Community selbst ein.

Deine Mitglieder sehen Termine und Chats aus allen Communities an einem Ort. Mit der Mitglieder-Matrix 👤🔀 ordnest du Personen per Klick mehreren Communities zu. Was zu eurem Aufbau und Plan passt: Gruppen & Communities 👥

Wie erstelle ich Gruppen und Termine?

Im Terminplaner über ➕ (1). Danach wählst du Ereignis erstellen (2) oder Gruppe erstellen (3). Über die Kachel Erstellen im Terminplaner kommst du direkt zu einem neuen Ereignis. Jede Gruppe bekommt einen eigenen Gruppenplaner, dessen Termine nur ihre Mitglieder sehen. Einzeltermine und Serien legst du im gleichen Fenster an. Mehr dazu: Terminplanung 🗓️

Fenster "Ereignis oder Gruppe erstellen": 1 Plus neben Terminplaner, 2 Ereignis erstellen, 3 Gruppe erstellen

Wer darf was?

Jede Community hat genau einen Besitzer 👑. Der Besitzer verwaltet das Abo und kann als Einziger die Community löschen. Admins bearbeiten alle Einstellungen, sehen alle Gruppen und antworten bei Bedarf für andere Mitglieder. Gruppenleiter planen Termine für ihre eigene Gruppe. Mitglieder antworten auf Termine. Mehr dazu: Rollen & Berechtigungen 🛂

Wie erreiche ich meine Mitglieder?

Push-Nachricht: eine kurze Info direkt aufs Handy, an einzelne Personen, Gruppen oder alle. Push-Nachricht erstellen 📢
E-Mail: längere Infos mit Anhang, auch gezielt an die Eingeladenen eines Termins. E-Mail-Funktion 📧
Chat: Nachrichten zu zweit und Chaträume mit ausgewählten Mitgliedern.

Push-Nachrichten und E-Mails verschickst du in der Web-App.

Welche Auswertungen gibt es?

Im Terminplaner im Reiter Export & Statistiken findest du zwei Exporte. Der Terminkalender hat eine Zeile pro Termin, mit Antworten, Aufgaben und Kommentaren. Die Anwesenheitskontrolle hat eine Zeile pro Person und Termin und passt auch für J+S. Mehr dazu: Statistik & Exporte 📊

Wer bezahlt Gumb?

Nur der Besitzer, in der Web-App unter Profil > Abo. Admins und Mitglieder nutzen Gumb kostenlos. Mehr dazu: Abo & Abrechnung: Überblick 💶

Den Besitzer wechseln: Besitzerrechte übertragen 🤝🏻

Was schicke ich neuen Mitgliedern?

Diese Anleitungen helfen beim ersten Login: Erstelle deinen Account 💁🏻, So funktioniert Gumb 🚀 und für Familien Für Eltern mit Kindern 👨‍👩‍👧‍👦.