Dateien und Dokumente ablegen 📂

Dateien dort, wo sie gebraucht werden

Es gibt in Gumb drei Orte für Dateien. Die Faustregel ist einfach: Gehört eine Datei zu einem bestimmten Anlass, hängt sie an den Termin. Alles Dauerhafte liegt im Bereich Dokumente in der linken Leiste.

Der wichtigste Ort: direkt am Termin

Die Noten beim Auftritt, die Traktandenliste bei der Sitzung, das Reglement beim Turnier. Deine Mitglieder öffnen ohnehin den Termin, wenn sie zu- oder absagen - und finden die Unterlagen genau dort, ohne einen zweiten Ort aufsuchen zu müssen. Das erspart Rückfragen und die Suche im Postfach.

Öffne dazu den Termin, wechsle im Fenster „Ereignis aktualisieren“ auf den Reiter mit dem Ordnersymbol und wähle deine Datei aus. Gruppenleiter können das bei ihren eigenen Gruppenterminen genauso.

Allgemeine Dokumente

Was nicht zu einem einzelnen Anlass gehört, sondern das ganze Jahr über gilt, liegt im Bereich Dokumente. Der oberste Ordner heisst „Allgemeine Dokumente“ und ist für alle Mitglieder eurer Gemeinschaft sichtbar: Statuten, Jahresprogramm, Vereinsreglement, Kontaktlisten.

Hochladen und löschen dürfen hier Besitzer und Admins.

Gruppenordner

Für jede Gruppe, die ihr im Terminplaner anlegt, entsteht automatisch ein eigener Ordner. Zugriff haben ausschliesslich die Mitglieder dieser Gruppe. Ihr steuert die Sichtbarkeit also über die Gruppenzugehörigkeit, ohne einzelne Berechtigungen setzen zu müssen.

Kommt eine neue Gruppe dazu, ist ihr Ordner sofort da. Wird jemand einer Gruppe zugeordnet, sieht diese Person auch den zugehörigen Ordner.

Neben Besitzer und Admins dürfen hier auch die Gruppenleiter hochladen und löschen - allerdings nur im Ordner ihrer eigenen Gruppe.

Dateien gezielt an bestimmte Mitglieder bringen

Ablegen ist das eine, die richtigen Leute erreichen das andere. Dafür habt ihr je nach Situation drei Wege.

• Am Termin erreicht ihr genau die Eingeladenen, ohne etwas zu verschicken. Wer den Termin öffnet, hat die Unterlagen vor sich. Das ist der zuverlässigste Weg, weil nichts im Postfach untergehen kann.
• Über die E-Mail Funktion 📧 verschickt ihr Dateien direkt als Anhang an eine ausgewählte Gruppe oder einzelne Mitglieder. Sinnvoll, wenn jemand die Unterlage aktiv lesen soll, statt sie beim nächsten Öffnen zu entdecken.
• Im Chat könnt ihr Räume mit ausgewählten Mitgliedern erstellen, ähnlich wie ihr es von WhatsApp kennt. Hier dürfen als Einzige auch die Mitglieder selbst Dateien anhängen - ideal für den schnellen Austausch untereinander.

Wer darf was

Mitglieder sehen alle Dateien, auf die sie Zugriff haben, und können sie herunterladen. Selbst hochladen können sie nur im Chat - nicht in den Ordnern und nicht an einem Termin.

Mehr dazu unter Rollen & Berechtigungen 🛂.

Auf dem Smartphone

In der Android- und iOS-App sieht alles gleich aus wie in der Web-App. Hängt an einem Termin eine Datei, erkennst du das an einem kleinen Symbol direkt am Ereignis.

Speicherplatz und Dateigrösse

Oberhalb der Ordnerliste siehst du jederzeit, wie viel Speicher ihr bereits nutzt. Wie viel euch insgesamt zur Verfügung steht, hängt von eurem Abo ab.

Eine einzelne Datei darf maximal 50 MB gross sein.

Was heute noch nicht geht

Eigene Unterordner von Hand anlegen und Berechtigungen pro Ordner vergeben. Beides steht auf unserer Roadmap ⏳.

Tipps für eine saubere Ablage

Vergebt sprechende Dateinamen mit Datum oder Anlass, etwa „Konzert2026_Marsch_Florentiner.pdf“. Die Suche greift dann sofort, auch ohne Unterordner.

Nutzt eure Startseite als Wegweiser: In der Beschreibung eurer Gemeinschaft könnt ihr Abschnitte anlegen und direkt auf einzelne Dateien verlinken. Wie das geht, steht unter Eure Startseite anpassen ✏️.

Braucht ihr darüber hinaus eine tief verschachtelte Ablage mit feinen Berechtigungen, etwa für Vorstandsakten, kombiniert Gumb bewusst mit einem spezialisierten Werkzeug. Die Dateien, die eure Mitglieder im Alltag brauchen, gehören trotzdem nach Gumb - dorthin, wo sie ohnehin täglich sind.

Noch Fragen?

Schreib uns an support@gumb.app, nutze unser Kontaktformular oder besuche den Hilfebereich unter gumb.app/support.